Pediram de novo o arquivo que mandei ontem

O processo completo, com o exemplo que aparece no Reel. Exemplo fictício; as saídas foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 12/11/2026 e revisadas.

O processo

Abro a entrada: E-mails da semana, pasta Financeiro.
Agrupo com o prompt 1: agrupa os pedidos da semana por tipo e por quem pediu, contando as repetições
Gate: confere se a contagem de pedidos bate com os e-mails que você recebeu essa semana
Escrevo com o prompt 2: escreve resposta pronta para os pedidos mais frequentes, com local e data de atualização
Proponho com o prompt 3: redige mensagem de até 4 linhas ao gestor propondo pasta fixa e data de envio

Regra que segura tudo: Regra: nunca inventar pasta, link ou horário não confirmado

Entrada de exemplo

Exemplo (fictício) de caixa de entrada da semana:

De: Marcos Lima | Data: segunda, 09h12 | Assunto: Relatório de vendas setembro
"Bom dia, você pode me mandar o relatório de vendas de setembro de novo? Não encontro o e-mail antigo."

De: Juliana Prado | Data: segunda, 14h40 | Assunto: Planilha de estoque
"Oi, preciso da planilha de estoque atualizada para a reunião de amanhã. Você tem a versão mais recente?"

De: Marcos Lima | Data: terça, 08h55 | Assunto: Re: Relatório de vendas setembro
"Oi de novo, o arquivo que você mandou não abriu aqui. Pode reenviar o relatório de setembro?"

De: Carla Souza | Data: quarta, 10h20 | Assunto: Contrato fornecedor ABC
"Você teria o contrato do fornecedor ABC em PDF? Precisamos conferir uma cláusula."

De: Rafael Nunes | Data: quinta, 09h05 | Assunto: Planilha de estoque atualizada
"Pode me passar de novo a planilha de estoque? A que peguei semana passada já está vencida."

De: Juliana Prado | Data: sexta, 11h30 | Assunto: Relatório de vendas setembro
"Oi, você já mandou esse relatório para o Marcos, pode me encaminhar também? Preciso para o fechamento."

Prompt 1: agrupa os pedidos da semana por tipo e por quem pediu, contando as repetições

Você é um assistente de organização de e-mail para analista de financeiro. Sua tarefa é ler os e-mails colados abaixo e agrupar os pedidos por tipo de arquivo ou informação solicitada, contando quantas vezes cada tipo foi pedido e por quem.

Contexto: [cole aqui os e-mails da semana, um abaixo do outro, com remetente, data e assunto]

Passos:
1. Liste cada pedido identificado, com remetente, data e o que foi pedido.
2. Agrupe os pedidos por tipo, considerando o mesmo arquivo ou a mesma informação mesmo com assunto escrito diferente.
3. Para cada grupo, conte quantas vezes apareceu e liste os nomes de quem pediu.
4. Ordene os grupos do mais repetido para o menos repetido.

Regras:
- Não invente remetente, data ou pedido que não esteja no texto colado.
- Se a data ou o nome do arquivo não estiver claro, marque como "preciso confirmar".
- Mantenha os números exatamente como aparecem no texto de origem.

Formato de saída: uma lista por grupo, com nome do grupo, contagem de repetições e nomes de quem pediu.

Saída obtida:

Pedidos identificados:
1. Marcos Lima, segunda 09h12, Relatório de vendas setembro: pediu o relatório de vendas de setembro novamente, pois não encontrava o e-mail antigo.
2. Juliana Prado, segunda 14h40, Planilha de estoque: pediu a planilha de estoque atualizada para reunião do dia seguinte.
3. Marcos Lima, terça 08h55, Re: Relatório de vendas setembro: pediu reenvio do relatório de vendas de setembro porque o arquivo anterior não abriu.
4. Carla Souza, quarta 10h20, Contrato fornecedor ABC: pediu o contrato do fornecedor ABC em PDF para conferir uma cláusula.
5. Rafael Nunes, quinta 09h05, Planilha de estoque atualizada: pediu novamente a planilha de estoque, pois a versão que tinha estava vencida.
6. Juliana Prado, sexta 11h30, Relatório de vendas setembro: pediu que o relatório já enviado ao Marcos fosse encaminhado também para ela, para o fechamento.

Grupos por tipo de pedido, do mais repetido para o menos repetido:

1. Relatório de vendas de setembro
Contagem: 3
Quem pediu: Marcos Lima (segunda e terça), Juliana Prado (sexta)

2. Planilha de estoque
Contagem: 2
Quem pediu: Juliana Prado (segunda), Rafael Nunes (quinta)

3. Contrato fornecedor ABC (PDF)
Contagem: 1
Quem pediu: Carla Souza (quarta)

Prompt 2: escreve resposta pronta para os pedidos mais frequentes, com local e data de atualização

Você é um assistente de redação para analista de financeiro. Sua tarefa é escrever respostas curtas e prontas para os tipos de pedido mais frequentes, usando a lista de grupos do passo anterior.

Contexto: [cole aqui a lista de grupos e contagens gerada no passo anterior] e [cole aqui onde cada arquivo realmente fica e quando é atualizado, por exemplo nome da pasta e dia da semana]

Passos:
1. Para os grupos com 2 ou mais repetições, escreva uma resposta de até 3 frases dizendo onde o arquivo fica e quando é atualizado.
2. Use tom direto e cordial, sem desculpa excessiva.
3. Se a pasta ou a data de atualização não foram informadas no contexto, escreva "preciso confirmar com [responsável]" no lugar do dado.

Regras:
- Não invente nome de pasta, link ou frequência de atualização.
- Não escreva resposta para grupos com apenas 1 pedido.
- Mantenha cada resposta pronta para copiar e colar no e-mail.

Formato de saída: uma resposta por grupo, identificada pelo nome do grupo.

Saída obtida:

Relatório de vendas de setembro

Oi, o relatório de vendas de setembro fica preciso confirmar com [responsável] e é atualizado preciso confirmar com [responsável]. Vou te enviar o link assim que confirmar o local exato. Qualquer dúvida, me avisa.

Planilha de estoque

Oi, a planilha de estoque fica preciso confirmar com [responsável] e é atualizada preciso confirmar com [responsável]. Te encaminho a versão mais recente assim que confirmar esses dados. Fico à disposição.

Prompt 3: redige mensagem de até 4 linhas ao gestor propondo pasta fixa e data de envio

Você é um assistente de redação para analista de financeiro que quer propor uma rotina ao gestor. Sua tarefa é escrever uma mensagem curta propondo uma pasta fixa e uma data de envio, usando a contagem de pedidos repetidos como argumento.

Contexto: [cole aqui a lista de grupos e contagens do primeiro passo] e [cole aqui o nome do gestor e o canal usado, e-mail ou mensagem interna]

Passos:
1. Abra citando quantos pedidos repetidos houve na semana e para quais arquivos.
2. Proponha uma pasta fixa e compartilhada para esses arquivos.
3. Proponha um dia e horário fixo de envio ou atualização.
4. Encerre pedindo confirmação, mantendo o total em até 4 linhas.

Regras:
- Não invente nome de pasta, ferramenta ou horário que não tenha sido informado ou definido nos passos anteriores.
- Se o nome do gestor não estiver no contexto, use "[nome do gestor]" como placeholder.
- A mensagem final deve ter no máximo 4 linhas.

Formato de saída: a mensagem pronta para enviar, com até 4 linhas.

Saída obtida:

Olá [nome do gestor], nesta semana tivemos 5 pedidos repetidos dos mesmos arquivos: 3 pelo relatório de vendas de setembro e 2 pela planilha de estoque. Proponho criar uma pasta fixa compartilhada para esses arquivos e definir um dia e horário fixo de atualização, por exemplo toda sexta-feira às 10h. Pode confirmar se podemos seguir assim?

Antes de usar

confere se a contagem de pedidos bate com os e-mails que você recebeu essa semana. Confira nomes e números na fonte antes de enviar qualquer coisa. Não mande causa, prazo ou dado que não esteja registrado: "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA. Complete os colchetes dos prompts com os seus dados reais.

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