A IA consegue olhar a planilha torta e achar o padrão certo

4 prompts para usar em sequência: a saída de cada um entra no seguinte. Exemplo fictício; as saídas abaixo foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 29/10/2026, com este exemplo, e revisadas.

A sequência

1. O raio-x da planilha: Lista as inconsistências de cada coluna por vendedor, sem corrigir nada ainda
2. O padrão novo: Transforma as inconsistências em colunas fixas com validação e valores aceitos
3. O passo a passo no Excel: Converte as colunas propostas em instruções práticas de validação e lista suspensa
4. O aviso ao time: Escreve a mensagem para o grupo com o padrão novo e uma linha de exemplo preenchida

Entrada de exemplo

Exemplo: planilha de vendas da semana

Vendedor: Marcos | Data: 12/10 | Cliente: Loja Silva | Status: fechado
Vendedor: ANA PAULA | Data: 2026-10-13 | Cliente: cliente novo (nome não anotado) | Status: Fechou
Vendedor: marcos | Data: 14/10/26 | Cliente: Distribuidora Rocha | Status: em negociação
Vendedor: Ana | Data: 15/10 | Cliente: Loja Silva Ltda | Status: perdido
Vendedor: Carlos E. | Data: 10/10 | Cliente: - | Status: aguardando retorno
Vendedor: ana paula | Data: 16/10/2026 | Cliente: Distribuidora Rocha SA | Status: fechado parcial

Os prompts, na ordem

1. O raio-x da planilha

Lista as inconsistências de cada coluna por vendedor, sem corrigir nada ainda

Você é um analista de dados que organiza planilhas de vendas bagunçadas.
Entrada: [cole aqui a planilha de vendas, linha por linha, com vendedor, data, cliente e status]
Tarefa: liste as inconsistências de cada coluna, agrupadas por vendedor, sem corrigir nada ainda.
Formato: uma lista por vendedor, com a coluna problemática, o exemplo exato que apareceu e o padrão que deveria seguir.
Regras: não invente dado que não está na planilha, não sugira solução nesta etapa, dado ausente vira não informado.

Exemplo preenchido (o prompt 1 com a entrada no lugar do placeholder):

Você é um analista de dados que organiza planilhas de vendas bagunçadas.
Entrada: 
Vendedor: Marcos | Data: 12/10 | Cliente: Loja Silva | Status: fechado
Vendedor: ANA PAULA | Data: 2026-10-13 | Cliente: cliente novo (nome não anotado) | Status: Fechou
Vendedor: marcos | Data: 14/10/26 | Cliente: Distribuidora Rocha | Status: em negociação
Vendedor: Ana | Data: 15/10 | Cliente: Loja Silva Ltda | Status: perdido
Vendedor: Carlos E. | Data: 10/10 | Cliente: - | Status: aguardando retorno
Vendedor: ana paula | Data: 16/10/2026 | Cliente: Distribuidora Rocha SA | Status: fechado parcial

Tarefa: liste as inconsistências de cada coluna, agrupadas por vendedor, sem corrigir nada ainda.
Formato: uma lista por vendedor, com a coluna problemática, o exemplo exato que apareceu e o padrão que deveria seguir.
Regras: não invente dado que não está na planilha, não sugira solução nesta etapa, dado ausente vira não informado.

Saída obtida neste exemplo:

Placeholder preenchido: usei como entrada a planilha fictícia de 6 linhas fornecida no próprio prompt (vendedores Marcos, Ana Paula, Ana e Carlos E.).

1. Marcos
- Coluna Vendedor: exemplo exato "Marcos" em uma linha e "marcos" em outra; padrão predominante seria nome próprio com inicial maiúscula ("Marcos").
- Coluna Data: exemplo exato "12/10" (DD/MM) em uma linha e "14/10/26" (DD/MM/AA) em outra; padrão predominante na planilha usa dia/mês, por vezes com ano.
- Coluna Status: exemplo exato "fechado" e "em negociação"; não há inconsistência de formato entre essas duas linhas, mas "fechado" aparece em minúsculas enquanto em outra linha da planilha o mesmo tipo de status aparece como "Fechou" (vocabulário divergente entre vendedores).

2. Ana Paula
- Coluna Vendedor: exemplo exato "ANA PAULA" (caixa alta) em uma linha e "ana paula" (minúsculas) em outra; padrão predominante seria "Ana Paula" com iniciais maiúsculas.
- Coluna Data: exemplo exato "2026-10-13" (formato ISO AAAA-MM-DD) em uma linha e "16/10/2026" (formato DD/MM/AAAA) em outra; padrão predominante na planilha é DD/MM ou DD/MM/AAAA.
- Coluna Cliente: exemplo exato "cliente novo (nome não anotado)"; nome do cliente não informado.
- Coluna Status: exemplo exato "Fechou" em uma linha e "fechado parcial" em outra; vocabulário e capitalização divergentes entre as duas linhas dessa vendedora.

3. Ana
- Apenas uma linha registrada (Data "15/10", Cliente "Loja Silva Ltda", Status "perdido"). Nenhuma inconsistência identificada dentro dos dados dessa vendedora, pois não há outra linha para comparar formato.

4. Carlos E.
- Coluna Vendedor: nome registrado como "Carlos E." (forma abreviada), diferente do padrão de nome completo usado em outras linhas da planilha (ex. "Marcos", "Ana Paula").
- Coluna Cliente: exemplo exato "-"; cliente não informado.
- Apenas uma linha registrada (Data "10/10", Status "aguardando retorno"); não há outra linha desse vendedor para comparar formato de data ou status.

2. O padrão novo

Transforma as inconsistências em colunas fixas com validação e valores aceitos

Você é um especialista em organização de planilhas no Excel.
Entrada: [cole a saída do prompt 1]
Tarefa: a partir das inconsistências listadas, proponha colunas fixas para vendedor, data, cliente e status, com o formato exigido em cada uma e a lista de valores válidos para status.
Formato: tabela com nome da coluna, tipo de dado, valores aceitos e um exemplo correto.
Regras: não proponha coluna que não resolva uma inconsistência listada, nada de conselho genérico, dado ausente vira não informado.

Entrada deste passo: a saída do prompt 1 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

Placeholder preenchido: usei como entrada a saída do passo anterior (raio-x da planilha fictícia de 6 linhas, vendedores Marcos, Ana Paula, Ana e Carlos E.).

Coluna: Vendedor
Tipo de dado: texto
Valores aceitos: nome próprio com inicial maiúscula, sem sigla ou abreviação, sem caixa alta e sem minúsculas totais
Exemplo correto: Marcos

Coluna: Data
Tipo de dado: data
Valores aceitos: DD/MM/AAAA, formato único de calendário, sem variação ISO (AAAA-MM-DD) e sem ano abreviado (AA)
Exemplo correto: 12/10/2026

Coluna: Cliente
Tipo de dado: texto
Valores aceitos: nome completo do cliente; quando não houver nome registrado, usar não informado em vez de "-" ou texto livre tipo "cliente novo (nome não anotado)"
Exemplo correto: Loja Silva Ltda

Coluna: Status
Tipo de dado: lista (valores fixos)
Valores aceitos: Fechado, Fechado parcial, Em negociação, Perdido, Aguardando retorno
Exemplo correto: Fechado

3. O passo a passo no Excel

Converte as colunas propostas em instruções práticas de validação e lista suspensa

Você é um instrutor que ensina a aplicar validação de dados no Excel.
Entrada: [cole a saída do prompt 2]
Tarefa: transforme cada coluna proposta em um passo a passo prático para configurar validação de dados e lista suspensa, na ordem de aplicação.
Formato: passos numerados, cada um citando o menu exato clicado e o resultado esperado na tela.
Regras: não pule etapa, não use termo vago como configure o necessário, se houver mais de um caminho escolha o mais simples e diga qual escolheu.

Entrada deste passo: a saída do prompt 2 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

Placeholder preenchido: assumi que os dados estão na planilha Vendas, cabeçalho na linha 1 (A1 Vendedor, B1 Data, C1 Cliente, D1 Status) e os 6 registros fictícios nas linhas 2 a 7.

Ordem de aplicação: Vendedor, Data, Cliente, Status (mesma ordem da entrada). Caminho escolhido em todos os casos: menu Dados, botão Validação de Dados, por ser o caminho mais simples e direto no Excel (existe também o caminho pela guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, mesmo botão, então é o único caminho prático).

Coluna Vendedor (célula A2 até A7)

1. Selecione o intervalo A2:A7.
2. Clique no menu Dados, depois no botão Validação de Dados. Resultado esperado: abre a janela Validação de Dados com três guias (Configurações, Mensagem de Entrada, Alerta de Erro).
3. Na guia Configurações, no campo Permitir, selecione Personalizado. Resultado esperado: aparece o campo Fórmula.
4. No campo Fórmula, digite =EXATO(A2,PRI.MAIUSCULA(A2)). Resultado esperado: o Excel aceitará apenas valores em que a primeira letra de cada palavra está em maiúscula e o restante em minúscula, bloqueando ANA PAULA, ana paula e abreviações como Carlos E.
5. Clique na guia Alerta de Erro, marque a caixa Mostrar alerta de erro depois que dados inválidos são digitados, em Estilo escolha Parar, e em Mensagem de erro escreva Digite o nome com inicial maiúscula, sem sigla, caixa alta ou minúscula total. Resultado esperado: ao digitar um valor fora do padrão, surge uma caixa de alerta impedindo a confirmação.
6. Clique em OK. Resultado esperado: a janela fecha e o intervalo A2:A7 passa a validar automaticamente cada novo valor digitado.

Coluna Data (célula B2 até B7)

7. Selecione o intervalo B2:B7.
8. Clique com o botão direito, escolha Formatar Células. Resultado esperado: abre a janela Formatar Células na guia Número.
9. Em Categoria, selecione Personalizado, e no campo Tipo digite dd/mm/aaaa, depois clique em OK. Resultado esperado: qualquer data digitada passa a ser exibida sempre como DD/MM/AAAA, mesmo que a célula tenha sido digitada em outro formato de data reconhecido pelo Excel.
10. Com o intervalo B2:B7 ainda selecionado, clique no menu Dados, depois em Validação de Dados. Resultado esperado: abre a janela Validação de Dados.
11. Na guia Configurações, em Permitir, selecione Data. Resultado esperado: aparecem os campos Dados e Data inicial e Data final.
12. Em Dados, selecione entre, em Data inicial digite 01/01/2026 e em Data final digite 31/12/2026. Resultado esperado: o Excel passa a aceitar apenas valores reconhecidos como data dentro desse intervalo, rejeitando textos soltos.
13. Clique na guia Alerta de Erro, marque Mostrar alerta de erro, Estilo Parar, Mensagem digite Digite uma data válida no formato DD/MM/AAAA. Resultado esperado: tentativa de digitar 2026-10-13 solta ou texto livre gera alerta bloqueando a entrada.
14. Clique em OK. Resultado esperado: a janela fecha e o intervalo B2:B7 valida datas no padrão configurado.

Coluna Cliente (célula C2 até C7)

15. Selecione o intervalo C2:C7.
16. Clique no menu Dados, depois em Validação de Dados. Resultado esperado: abre a janela Validação de Dados.
17. Na guia Configurações, em Permitir, selecione Personalizado.
18. No campo Fórmula, digite =E(C2<>"-";COMPR(C2)>3). Resultado esperado: o Excel bloqueia o caractere isolado "-" e textos muito curtos, forçando um nome completo ou a digitação manual de Não informado.
19. Clique na guia Mensagem de Entrada, marque Mostrar mensagem de entrada quando a célula é selecionada, e no campo Mensagem escreva Digite o nome completo do cliente. Se não houver nome registrado, digite Não informado. Resultado esperado: ao clicar na célula, aparece uma dica amarela com essa instrução antes de digitar.
20. Clique em OK. Resultado esperado: a janela fecha e o intervalo C2:C7 passa a exibir a dica e bloquear "-" isolado.

Coluna Status (célula D2 até D7)

21. Selecione o intervalo D2:D7.
22. Clique no menu Dados, depois em Validação de Dados. Resultado esperado: abre a janela Validação de Dados.
23. Na guia Configurações, em Permitir, selecione Lista. Resultado esperado: aparece o campo Origem.
24. No campo Origem, digite Fechado,Fechado parcial,Em negociação,Perdido,Aguardando retorno (sem espaço após a vírgula). Resultado esperado: o Excel entende cada trecho separado por vírgula como um item da lista.
25. Confirme que a caixa Ignorar em branco está desmarcada e a caixa Lista suspensa na célula está marcada. Resultado esperado: toda célula do intervalo exibirá uma seta à direita para abrir a lista.
26. Clique em OK. Resultado esperado: ao clicar em qualquer célula de D2:D7, surge a seta suspensa mostrando apenas os cinco status permitidos, substituindo variações como Fechou ou fechado parcial digitadas livremente.

4. O aviso ao time

Escreve a mensagem para o grupo com o padrão novo e uma linha de exemplo preenchida

Você é um supervisor de vendas que avisa o time sobre uma mudança na planilha.
Entrada: [cole a saída do prompt 3]
Tarefa: escreva uma mensagem curta para o grupo explicando o padrão novo e incluindo uma linha de exemplo já preenchida corretamente.
Formato: mensagem de até 8 linhas, tom direto de supervisor, sem jargão, com a linha de exemplo destacada ao final.
Regras: não peça desculpa pela mudança, não ameace o time, cite o prazo para adotar o padrão e marque como não informado se não houver prazo.

Entrada deste passo: a saída do prompt 3 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

Pessoal, a partir de agora a planilha Vendas vai validar automaticamente o que cada um digita, então vamos seguir um padrão único nas quatro colunas.
Vendedor: nome com inicial maiúscula, sem sigla, sem caixa alta e sem minúscula total.
Data: formato DD/MM/AAAA, dentro do ano 2026.
Cliente: nome completo do cliente, nunca deixar só um traço; se não souber, escreva Não informado.
Status: escolher sempre pela lista suspensa, só existem cinco opções: Fechado, Fechado parcial, Em negociação, Perdido, Aguardando retorno.
Prazo para adotar o padrão: não informado, me avisem se precisarem de mais orientação.

Exemplo correto: Vendedor: Ana Paula | Data: 16/10/2026 | Cliente: Distribuidora Rocha SA | Status: Fechado parcial

Antes de usar

Complete os colchetes com os seus dados reais e rode os prompts na ordem, colando a saída de um no seguinte. Leia cada saída antes de passar adiante: confira nomes, números e prazos na fonte. Não leve para a reunião causa, dado ou aprovação que não esteja registrado; "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA.

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