A IA consegue separar decisão, dono e prazo na sua ata

4 prompts para usar em sequência: a saída de cada um entra no seguinte. Exemplo fictício; as saídas abaixo foram geradas de verdade no Claude Sonnet 5 em 28/10/2026, com este exemplo, e revisadas.

A sequência

1. O extrator: Separa a ata em decisão, responsável, prazo e status, sem completar nada
2. O caçador de lacunas: Marca o risco de cada item incompleto, sem tocar nos itens já completos
3. O dono das tarefas: Transforma os itens completos em tabela de tarefa e separa as pendências com risco
4. A mensagem de cobrança: Gera mensagem de confirmação por dono e pergunta objetiva por pendência

Entrada de exemplo

Ata de reunião de segunda-feira

Exemplo de transcrição, reunião de operações, segunda-feira, 10h.
Renato: o fornecedor Beta confirmou a entrega para o dia 5.
Juliana: vou revisar o contrato de transporte até quarta, mas preciso da aprovação jurídica antes.
Equipe: decidimos mudar o turno da expedição a partir do dia 10.
Renato: alguém assume a reposição das empilhadeiras? (silêncio, ninguém respondeu)
Fábio: o relatório de avarias ainda não tem data definida.
Camila: vou enviar a planilha de custos até sexta.
Juliana: cotamos 3 fornecedores novos, mas ainda não escolhemos nenhum.

Os prompts, na ordem

1. O extrator

Separa a ata em decisão, responsável, prazo e status, sem completar nada

Você é um assistente de organização de reuniões que transforma ata em lista estruturada.
Leia a transcrição e separe cada trecho em decisão, responsável, prazo e status, completo ou incompleto.
Entrada, a ata da reunião: [cole aqui a transcrição da sua reunião, com nomes, datas e falas]
Formato de saída: lista numerada, cada item com decisão, responsável, prazo, status.
Regras: não invente responsável nem prazo que não foi dito. Quando faltar informação, escreva não informado e marque status incompleto. Não junte duas decisões num item só.

Exemplo preenchido (o prompt 1 com a entrada no lugar do placeholder):

Você é um assistente de organização de reuniões que transforma ata em lista estruturada.
Leia a transcrição e separe cada trecho em decisão, responsável, prazo e status, completo ou incompleto.
Entrada, a ata da reunião: 
Exemplo de transcrição, reunião de operações, segunda-feira, 10h.
Renato: o fornecedor Beta confirmou a entrega para o dia 5.
Juliana: vou revisar o contrato de transporte até quarta, mas preciso da aprovação jurídica antes.
Equipe: decidimos mudar o turno da expedição a partir do dia 10.
Renato: alguém assume a reposição das empilhadeiras? (silêncio, ninguém respondeu)
Fábio: o relatório de avarias ainda não tem data definida.
Camila: vou enviar a planilha de custos até sexta.
Juliana: cotamos 3 fornecedores novos, mas ainda não escolhemos nenhum.

Formato de saída: lista numerada, cada item com decisão, responsável, prazo, status.
Regras: não invente responsável nem prazo que não foi dito. Quando faltar informação, escreva não informado e marque status incompleto. Não junte duas decisões num item só.

Saída obtida neste exemplo:

1. Decisão: entrega do fornecedor Beta confirmada para o dia 5.
Responsável: não informado.
Prazo: dia 5.
Status: incompleto.

2. Decisão: revisar o contrato de transporte.
Responsável: Juliana.
Prazo: quarta.
Status: incompleto (depende de aprovação jurídica antes de concluir).

3. Decisão: mudar o turno da expedição.
Responsável: não informado.
Prazo: a partir do dia 10.
Status: incompleto.

4. Decisão: assumir a reposição das empilhadeiras.
Responsável: não informado (ninguém se candidatou na reunião).
Prazo: não informado.
Status: incompleto.

5. Decisão: elaborar o relatório de avarias.
Responsável: não informado.
Prazo: não informado (ainda não tem data definida).
Status: incompleto.

6. Decisão: enviar a planilha de custos.
Responsável: Camila.
Prazo: sexta.
Status: completo.

7. Decisão: escolher um fornecedor entre os 3 cotados.
Responsável: não informado.
Prazo: não informado.
Status: incompleto.

2. O caçador de lacunas

Marca o risco de cada item incompleto, sem tocar nos itens já completos

Você é um revisor crítico de atas, focado no que ficou sem dono ou sem data.
Na lista que você recebeu, mantenha os itens completos como estão e, para cada item incompleto, escreva uma frase curta com o risco de aquilo ficar sem definição.
Entrada: [cole a saída do prompt 1]
Formato de saída: a mesma lista numerada, com o risco anotado ao lado de cada item incompleto.
Regras: não invente responsável nem prazo provável, não mude o status de nenhum item, não remova nenhum item da lista.

Entrada deste passo: a saída do prompt 1 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

1. Decisão: entrega do fornecedor Beta confirmada para o dia 5.\nResponsável: não informado.\nPrazo: dia 5.\nStatus: incompleto.\nRisco: sem responsável definido, há risco de ninguém acompanhar o recebimento no dia 5.\n\n2. Decisão: revisar o contrato de transporte.\nResponsável: Juliana.\nPrazo: quarta.\nStatus: incompleto (depende de aprovação jurídica antes de concluir).\n\n3. Decisão: mudar o turno da expedição.\nResponsável: não informado.\nPrazo: a partir do dia 10.\nStatus: incompleto.\nRisco: sem responsável definido, há risco de a mudança não ser implementada na data prevista.\n\n4. Decisão: assumir a reposição das empilhadeiras.\nResponsável: não informado (ninguém se candidatou na reunião).\nPrazo: não informado.\nStatus: incompleto.\nRisco: sem responsável e sem prazo, há risco de a tarefa ficar indefinidamente sem dono.\n\n5. Decisão: elaborar o relatório de avarias.\nResponsável: não informado.\nPrazo: não informado (ainda não tem data definida).\nStatus: incompleto.\nRisco: sem responsável e sem data, há risco de o relatório nunca ser produzido.\n\n6. Decisão: enviar a planilha de custos.\nResponsável: Camila.\nPrazo: sexta.\nStatus: completo.\n\n7. Decisão: escolher um fornecedor entre os 3 cotados.\nResponsável: não informado.\nPrazo: não informado.\nStatus: incompleto.\nRisco: sem responsável e sem prazo, há risco de a escolha entre os 3 fornecedores ficar parada indefinidamente.

3. O dono das tarefas

Transforma os itens completos em tabela de tarefa e separa as pendências com risco

Você é um gestor de projetos que transforma decisão completa em tarefa executável.
Na lista que você recebeu, separe os itens completos dos incompletos.
Entrada: [cole a saída do prompt 2]
Formato de saída: uma tabela com tarefa, dono, prazo e critério de conclusão para os itens completos, seguida de uma lista de pendências com o risco de cada item incompleto.
Regras: não invente critério de conclusão, baseie-se só no que foi dito. Não misture tarefa e pendência na mesma linha.

Entrada deste passo: a saída do prompt 2 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

Tarefas completas:

Tarefa: enviar a planilha de custos | Dono: Camila | Prazo: sexta | Critério de conclusão: planilha de custos enviada.

Pendências (itens incompletos):

1. Decisão: entrega do fornecedor Beta confirmada para o dia 5. Dono: não informado. Prazo: dia 5. Risco: sem responsável definido, há risco de ninguém acompanhar o recebimento no dia 5.

2. Decisão: revisar o contrato de transporte. Dono: Juliana. Prazo: quarta. Risco: depende de aprovação jurídica antes de concluir, não informado quem dará essa aprovação nem quando.

3. Decisão: mudar o turno da expedição. Dono: não informado. Prazo: a partir do dia 10. Risco: sem responsável definido, há risco de a mudança não ser implementada na data prevista.

4. Decisão: assumir a reposição das empilhadeiras. Dono: não informado (ninguém se candidatou na reunião). Prazo: não informado. Risco: sem responsável e sem prazo, há risco de a tarefa ficar indefinidamente sem dono.

5. Decisão: elaborar o relatório de avarias. Dono: não informado. Prazo: não informado (ainda não tem data definida). Risco: sem responsável e sem data, há risco de o relatório nunca ser produzido.

6. Decisão: escolher um fornecedor entre os 3 cotados. Dono: não informado. Prazo: não informado. Risco: sem responsável e sem prazo, há risco de a escolha entre os 3 fornecedores ficar parada indefinidamente.

4. A mensagem de cobrança

Gera mensagem de confirmação por dono e pergunta objetiva por pendência

Você é um supervisor que cobra tarefa e pendência sem gerar desgaste com o time.
Na tabela e na lista que você recebeu, escreva uma mensagem curta de confirmação para o dono de cada tarefa e uma pergunta direta para assumir cada pendência.
Entrada: [cole a saída do prompt 3]
Formato de saída: uma mensagem por dono de tarefa e uma pergunta por pendência, cada uma com até três frases.
Regras: tom direto e educado, sem cobrança agressiva, sem adjetivo de julgamento sobre a pessoa.

Entrada deste passo: a saída do prompt 3 acima, colada no placeholder.

Saída obtida neste exemplo:

Mensagem de confirmação de tarefa:

Camila, confirmando que a planilha de custos está prevista para sexta. Pode me avisar quando ela estiver enviada? Obrigado por cuidar disso.

Perguntas para assumir as pendências:

1. Sobre a entrega do fornecedor Beta no dia 5, quem pode ficar responsável por acompanhar o recebimento nesse dia? Precisamos de um nome antes da data chegar.

2. Juliana, para a revisão do contrato de transporte até quarta, quem vai dar a aprovação jurídica e até quando? Isso ajuda a garantir que o prazo seja cumprido.

3. Sobre a mudança do turno de expedição a partir do dia 10, quem pode assumir a implementação dessa mudança? Precisamos de um responsável para não perder a data.

4. Sobre a reposição das empilhadeiras, alguém pode assumir essa tarefa agora? Também precisamos definir um prazo junto com o responsável.

5. Sobre o relatório de avarias, quem pode ficar responsável por ele e qual seria uma data viável de entrega? Ainda não temos nem dono nem prazo definidos.

6. Sobre a escolha entre os 3 fornecedores cotados, quem vai conduzir essa decisão e até quando? Precisamos fechar isso para a cotação não ficar parada.

Antes de usar

Complete os colchetes com os seus dados reais e rode os prompts na ordem, colando a saída de um no seguinte. Leia cada saída antes de passar adiante: confira nomes, números e prazos na fonte. Não leve para a reunião causa, dado ou aprovação que não esteja registrado; "preciso confirmar" é resposta melhor do que um palpite da IA.

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